Réaliser un recensement des différents actifs immatériels (marques, brevets, noms de domaine, licences, etc.) est une difficulté rencontrée par l’ensemble des acteurs économiques. Ces derniers peuvent connaître le ou les éléments incorporels au cœur de leur activité mais ne pas avoir une vision exhaustive de leur capital immatériel, ni de l’étendue de leurs droits. Or, pour identifier les actions à mettre en œuvre et les ressources à mobiliser en vue de la gestion de la propriété intellectuelle, les actifs immatériels doivent être recensés, puis cartographiés.

Concrètement, la cartographie devra contenir un référencement des contrats qui concernent lesdits biens car il importe de savoir si, par exemple, une licence exclusive ou non a été consentie à un tiers, si le bien en question a fait l’objet d’une cession totale ou partielle, etc. De plus, il est nécessaire de noter l’effectivité ou non de la cession des droits de propriété intellectuelle des sous-traitants au profit de l’entreprise. Par ailleurs, il est intéressant d’identifier les actifs immatériels que l’entreprise utilise sans qu’elle en soit forcément propriétaire. Cela peut permettre de découvrir une utilisation non autorisée d’un applicatif d’un tiers, notamment dans le cadre de politique de régularisation du shadow IT. Enfin, quiconque souhaite procéder à un tel inventaire ne doit pas oublier les actifs immatériels non couverts par la propriété intellectuelle. Il peut s’agir des biens non encore enregistrés tout comme des biens ne pouvant pas être protégés par la propriété intellectuelle (les algorithmes pas exemple).

Pour mener à bien cette cartographie, plusieurs méthodes et outils existent. Cependant, recueillir les informations ne suffit pas, il convient de les analyser. Dans ce contexte, une grille de self-audit et des questionnaires peuvent être diffusés auprès des différentes directions afin de recueillir des informations (direction informatique, direction des opérations, direction juridique, direction de la communication, etc.). Des entretiens individuels ou des groupes de travail peuvent aussi être organisés avec les juristes, les auditeurs internes, le responsable de la sécurité des systèmes d’information. Il pourra également être intéressant de s’adresser au Correspondant Informatique et Libertés qui aura certainement de précieuses informations à apporter quant aux logiciels, applicatifs ou aux bases de données utilisés au sein de la structure. Par ailleurs, la technologie de la blockchain peut être efficacement utilisée dans la gestion des droits de propriété intellectuelle.

Peu importe la taille de l’acteur économique, il est conseillé d’établir une méthode de cartographie adaptée au secteur d’activité, aux opérationnels ainsi qu’aux métiers. En effet, la connaissance des actifs immatériels doit être régulièrement actualisée, il est donc indispensable de fonder cette méthode d’identification sur les hommes clés de l’entreprise. Il s’agira de les inciter à participer à ces opérations, tout en leur expliquant que ce n’est pas un perte de temps et d’énergie. Toute déperdition de savoir doit être évitée, pour cela, rien de mieux que d’impliquer les salariés et de les sensibiliser aux risques d’image et de contrefaçon. Pour résumer, la sécurité juridique et celle des systèmes d’informations sont indissociables.

Si vous souhaitez en lire davantage sur la valorisation de l’entreprise par la propriété intellectuelle, Mathias Avocats est heureux de vous annoncer la publication d’un ouvrage consacré à ce sujet, intitulé « Valoriser l’entreprise par la propriété intellectuelle. Des FinTechs aux grands groupes, quelles stratégies de gestion des actifs immatériels ? » et coédité par Eyrolles et la Revue Banque.