Que recouvrent les archives publiques ?

L’article L. 211-1 du code du patrimoine, modifié par la loi sur les archives n° 2008-696 du 15 juillet 2008 et par la loi du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine nous donne une définition des archives publiques :

« Les archives sont l’ensemble des documents y compris les données quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tous les services et organismes publics ou privés dans l’exercice de leur activité ».

Contrairement au sens courant qui lui est attribué, la notion d’« archive » que l’on retrouve au sein du Code du patrimoine concerne donc tout document, qu’il soit récent ou encore utilisé, produit à l’occasion d’une activité de service public.

Ainsi, les archives publiques peuvent être qualifiées selon trois catégories :

• Les archives courantes sont les documents qui sont d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus.
• Les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être considérés comme archives courantes et qui ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de sélection et d’élimination.
• Les archives définitives sont les documents qui ont subi les sélections et éliminations prévues par le Code du patrimoine et qui sont à conserver sans limitation de durée.

Connaissez-vous le Service interministériel des Archives de France (SIAF) ?

Le SIAF a notamment un rôle de conseil et de réglementation relatif à la conservation des archives publiques, autres que celles du Ministère des Affaires Etrangères et du Ministère de la Défense.

Par ailleurs, le SIAF exerce un contrôle scientifique et technique sur les services d’archives afin de garantir le respect de la légalité et l’application de normes scientifiques et techniques uniformes en la matière.

L’externalisation du stockage de documents et/ou données auprès de prestataires de cloud computing est courant, dans le secteur privé comme dans le public. Il convient toutefois de garder à l’esprit que l’externalisation de la conservation des archives publiques est strictement encadrée.

Si vous souhaitez avoir davantage d’informations à ce sujet, Mathias Avocats a rédigé un article relatif à l’externalisation de la conservation des archives publiques auprès d’un prestataire de cloud.